Die Mitarbeitervertretung hat sich für den einheitlichen Wahlzeitraum (2022 bis 2026)  eine Geschäftsordnung gegeben

Nach der Mitarbeitervertretungsordnung(MAVO) kann sich die Mitarbeitervertretung eine Geschäftsordnung geben. Die Geschäftsordnung wurde auf der MAV – Klausurtagung im September 2024 überarbeitet, angepasst und durch Beschlissfassung in Kraft gesetzt. Sie regelt den allgemeinen Geschäftsbetrieb und wurde erforderlich, um  u.a. Fristen zum Beispiel bei Einstellungen von Mitarbeitenden, zeitnah umsetzen zu können, da wöchentliche Sitzungen, arbeitsbedingt, nicht realistisch umzusetzen sind.

Geschäftsordnung
Gemäß §14, Abs. 8 der MAVO

Für die Mitarbeitervertretung der
Kinder – und Jugendhilfe St. Nikolaus
Der Stiftung Kinder- und Jugendhilfe St. Nikolaus im Bistum Hildesheim
Im Bund der Caritasstiftungen der Diözese Hildesheim

1. Die Mitarbeitervertretung

1.1. Die Mitarbeitervertretung
1.1.1. Die MitglierderInnen sind an Beschlüsse der Mitarbeitervertretung gebunden.
1.1.2. Einzelne MAV – Mitglieder dürfen ohne Beschluss der MAV keine Erklärungen im Namen der MAV abgeben. Erklärungen, die für die MAV bestimmt sind, können sie entgegennehmen. Sie haben unverzüglich alle Mitglieder der MAV per Mail zu informieren.

1.2. Die / der Vorsitzende und dessen Stellvertretung
1.2.1 Die Vorsitzende / Der Vorsitzende vertritt die Mitarbeitervertretung gegenüber Dritten im Rahmen der gefassten Beschlüsse und Erklärungen. Sie / Er nimmt Erklärungen Dritter entgegen un informiert die Mitglieder der Mitarbeitervertretung in der nächsten Sitzung.

1.3. Die Vorsitzende / der Vorsitzende kann außerhalb der gefassten Beschlüsse keine Erklärung en gegenüber Dritten ohne Zustimmung durch die MAV abgegeben

1.4. Die Sitzungen und sonstige Arbeitsformen

1.4.1. Die Sitzungen der Mitarbeitervertretung finden in der Regel einmal im Monat im MAV - Büro (Wiegweg 2) der Einrichtung statt. Die Sitzungstermine werden spätestens im Dezember für das nachfolgende Jahr festgelegt.
1.4.2. Die Vorsitzende / Der Vorsitzende stellt die vorläufige Tagesordnung nach § 14, Abs. 3 der MAVO auf, die mit einer Wochenfrist vor der Sitzung mit den Sitzungsunterlagen an die MAV per Mail versendet wird.
1.4.3. Die Kommunikation zwischen den MAV – MitgliederInnen erfolgt u.a. über die Mauladressen der MAV – MitgliederInnen über den Server von www.one.com. Mit der Endung:“nikolausmav.de
1.4.4. Die MitgliederInnen der Mitarbeitervertretung haben das Recht, Themen für die Tagesordnung der Sitzung vorzuschlagen. Auf Antrag von mindestens einem Mitglied muss ein Thema in die Tagesordnung aufgenommen werden.
1.4.5. Die MitgliederInnen sind verpflichtet an den Sitzungen teilzunehmen.
1.4.6. Kann ein Mitglied an einer Sitzung nicht teilnehmen, informiert es umgehend die Vorsitzende / den Vorsitzenden.
1.4.7. Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden / der Vorsitzenden geleitet. Ist die Vorsitzende / der Vorsitzende verhindert, übernimmt die Stellvertretung die Sitzungsleitung. Sie / ER kann die Gesprächsführung an ein anderes MAV – Mitglied abgegeben.
1.4.8. Mindestens einmal im Jahr wird eine Klausur durchgeführt. Klausuren dienen der Planung, Koordination und Erarbeitung von Schwerpunktthemen der MAV – Tätigkeit.
1.4.9. Es findet in der Regel alle 8 Wonchen ein Gespräch mit der Einrichtungsleitung statt. Die Einladung mit der vorläufigen Tagesordnung erstellt in Absprache mit die MAv mit der Einrichtungsleitung. Über die gemeinsame Sitzung wird ein Protokoll gefertigt. Dieses wird von beiden Seiten als genehmigt durch Unterzeichnung dokumentiert.

1.5. Beschlussfassung

1.5.1 Die Mitarbeitervertretung ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte die MitgliederInnen anwesend ist. Die Beschlussfähigkeit und Änderung der Beschlussfähigkeit werden im Protokoll festgehalten. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst.
1.5.2. Ein Beschlussverfahren im Umlaufverfahren ist zulässig. Ein Beschlussverfahren kann auch per Mail erfolgen
1.5.3. Über Beschlüsse, die nicht in der vorläufigen Tagesordnung stehen, kann nur beraten und beschlossen werden, wenn alle Mitglieder/innen erschienen und damit einverstanden sind.
1.5.4. Abstimmungen erfolgen mit Handzeichen- Sollte ein MAV – Mitglied eine geheime Abstimmung einfordern, wird diese ermöglicht.

1.6. Protokolle

1.6.1. Das Sitzungsprotokoll wird in der Regel von der Schriftführerin / dem Schriftführer erstellt.
1.6.2. Es ist von der Schriftführerin / dem Schriftführer und der Vorsitzende / dem Vorsitzenden zu unterzeichnen und wird mit der Einladung zur nächsten Sitzung versendet. Vorgänge werden im neuen Protokoll aufgeführt.
1.6.3. Vor der Genehmigung eines Protokolls ist dieses auf Erledigung der angeführten Arbeitsaufträge bzw. auf deren Abschluss von laufenden Vorgängen hin zu überprüfen. Nicht abgeschlossene Vorgänge werden im neuen Protokoll aufgeführt.
1.6.4. Über jedes Gespräch mit der Einrichtungsleitung und / oder mit dem Dienstgeber (nach MAV § 39) ist ein Protokoll oder ein Gesprächsvermerk anzufertigen.

1.7. Außenvertretung der Mitarbeitervertretung in Ausschüssen und Gremien

1.7.1. Die VertreterInnen der MAV berichten im Rahmen der Vorstandssitzungen über in Inhalte ihrer Außenvertretungen beispielsweise in der Gesamt – MAV , im Wirtschaftsausschuss, in der DiAG – MAV, dem Ausschuss „Heime und Werkstätten“, dem Ausschuss „Schulung und Beratung“, dem Arbeitsschutzausschuss, dem Ausschuss „Öffentlichkeitsarbeit“ und aus dem BEM.
1.7.2. Durch einem Beschluss werden jeweils drei namentliche VertreterInnen aus der MAV , von denen eine VertreterInnen die Vorsitzende / der Vorsitzende oder der StellvertrerIn sein soll , für die jeweils obengenannten Ausschüsse /Gremien der Einrichtung benannt.

1.8. Öffentlichkeitsarbeit der Mitarbeitervertretung

1.8.1. Die Mitglieder Innen der MAV informaieren die Mitarbeitenden durch :
- MAV – Infobriefe / Newsletter / Aushänge
- MAV – Homepage
Die Mitarbeitenden werden zusätzlich nach Bedarf per E – Mail informiert.

1.8.2 MAV – Homepage:

Für die Inhalte und die Gestaltung der MAV – Homepage sind die MitglierIinnen Michael Gardau (Super -Admin), Melanie Zerbe und Inge Grüner (Admin) hauptverantwortlich. Die Inhaltliche Ausrichtung der Homepage obliegt dem Ausschuss „Öffentlichkeitsarbeit“.
In den MAV – Vorstandssitzungen werden sich die MitglierInnen der MAV über die Veränderungen / Löschung von Beiträgen / Medien austauschen und beraten. In einem durch Benutzername und Passwort geschützten Bereich könne sich die MAV – MitgliederInnen über die jeweiligen Sitzungen informieren.
Es wird ein geschützter Bereich für Mitarbeitende eingerichtet. Dieser wird durch ein Benutzername und einem Passwort Hier werden unter anderem Fragebogen zur Zufriedenheit nach Erledigung von Anfragen an die Mitarbeitende an die Mitarbeitervertretung zu finden sein. Der Fragebogen kann von dieser Seite Downgeloadet, ausgedruckt und ausgefüllt werden und anschließend an die MAV weitergeleitet werden. Weitere Inhalte könne durch die Mitarbeitervertretung eingestellt, bearbeitet und gelöscht werden.
Auf die Homepage werden aktuelle Projekte von YSeiten der MAV für die Mitarbeitende bereitgestellt.
1.8.2. Die Zugangsdaten werden nach dem Ausscheiden eines MAV – Mitgliedes aus der Mitarbeitervertretung unverzüglich gelöscht.

2. Die Mitarbeiterversammlung

2.1. Einladung und vorläufige Tagesordnung
2.1.1. Die Mitarbeiterversammlung besteht aus allen Mitarbeitenden der Einrichtung , soweit diese nicht zum Personenkreis nach § 3, Abs. 2 der MAVO gehören.
2.1.2. Die Mitarbeiterversammlung wird mindestens einmal im Jahr von der Vorsitzende / dem Vorsitzenden der Mitarbeitervertretung einberufen. Und von Ihr / Ihm geleitet. Die Einladung hat unter Angabe von einer vorläufigen Tagesordnung mindestens eine Woche vor dem Termin zu erfolgen. Zeit und Datum sowie Ort, werden mit der Einrichtungsleitung / Dienstgeber abgesprochen.
2.1.3. Die Versammlung nicht öffentlich. Die Mitarbeitervertretung kann Gäste einladen.
2.1.4. Für die durch die Mitarbeiterversammlung entstehenden Kosten findet die Bestimmung des § 21, Abs, 4 Anwendung.

2.2. Aufgaben der Mitarbeiterversammlung
2.2.1 Die Aufgaben der Mitarbeiterversammlung regeln die §§ 21 und 22 der MAVO

3. Aufbewahrung von MAV – Dokumenten

3.1. MAV – Dokumente müssen:
3.1.1. Vertraulich behandelt werden
3.1.2. In einem verschließbaren Schrank aufbewahrt werden
3.1.3. Nach dem Ausscheiden eines MAV – Mitgliedes aus der Mitarbeitervertretung der Vorsitzende / dem Vorsitzenden zur Vernichtung übergeben werden.
3.1.4. Gelöscht werden, sofern sie elektronisch gespeichert wurden.
3.1.5. Auf dem einrichtungsliegen Server von St. Nikolaus im Ordner „MAV“(zu den lediglich nur die MAV – Mitglieder die Zugangsrechte besitzen )abgelegt werden. Der Zugang zu diesem Ordner erlischt mit dem Ausscheiden aus der Mitarbeitervertretung.

Diese Geschäftsordnung wurde von der Mitarbeitervertretung am 17. September 2024 auf deren Sitzung beraten und durch Beschluss in Kraft gesetzt. Sie gilt für die Dauer der laufenden Amtszeit ( bis 2026). Sie kann durch Beschluss der Mitarbeiterversammlung geändert und widerrufen werden. Jedes Mitglied unterschreibt die Geschäftsordnung und bekommt ein Exemplar ausgehändigt.